Qué son los sistemas ERP
Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP - Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores.
Este tipo de sistemas suele estar formado por una arquitectura modular, donde cada módulo gestiona las funciones de un área empresarial diferente, como pueden ser: nóminas, finanzas, gestión de proyectos, gestión de clientes, sistema de gestión geográfica, contabilidad, logística, stock, pedidos, etc. Estas áreas de la empresa realizan funciones diferentes, pero se interrelacionan entre sí compartiendo información.
Gracias a la adaptabilidad de este tipo de sistemas, una empresa puede configurar su sistema ERP para que se adapte a sus procesos de negocio. La personalización de este tipo de sistemas, junto con su modularidad y capacidad de integración de procesos, permite una gestión completa de las operaciones empresariales.
Características de los sistemas ERP
Existen tres características principales que distinguen a un sistema de ERP:
- Integración: Un sistema ERP integra todos los procesos de la empresa, de tal forma que las considera como una serie de áreas que se relacionan entre sí, para conseguir una mayor eficiencia reduciendo tiempo y costes. En un sistema ERP los datos se ingresan una sola vez, formando una base de datos centralizada y facilitando el flujo de información entre los diferentes módulos.
- Modularidad: Cada módulo del sistema ERP se corresponde con un área funcional de la empresa. Gracias a una base de datos centralizada, estos módulos comparten información entre sí, facilitando la adaptabilidad, personalización e integración. Es habitual que cada módulo utilice un software específico para su funcionalidad.
- Adaptabilidad: El sistema debe permitir adaptarse a las características específicas de la empresa, permitiendo adaptarse a la información propia de la misma. Algunas veces, para abaratar costes, se utilizan sistemas más genéricos que no son tan adaptables a los requisitos de la empresa.
Ventajas e inconvenientes de los sistemas ERP
Frente al enfoque del desarrollo de aplicaciones a medida, un paquete ERP es un programa estándar que contiene las funciones más habituales en todo tipo de empresas y que permite ciertos niveles de configuración. Pero estas características tienen unas ventajas e inconvenientes.
Ventajas
- Permiten resolver problemas derivados del tratamiento de la información con los sistemas anteriores.
- Aumentan la eficiencia operativa.
- Mejoran las relaciones entre empresa y agentes con los que interactúan en el mercado.
- Facilitan el acceso de la información.
- Reducción de costes empresariales, especialmente los relacionados con las operaciones de las tecnologías de información y comunicación en la empresa.
- Permiten mayor facilidad en la configuración de los sistemas de la empresa.
- Mejoran el entorno de integración de todas sus acciones.
- Constituyen una mejora en las herrramientas para el tratamiento de la información.
Inconvenientes
- Se requieren recursos para la adquisición e implantación de un sistema ERP, como la consultoría previa y los costes de adaptación de las funcionalidades a medida. También existen los costes de actualizaciones y mantenimiento del sistema una vez puesto en marcha.
- Requieren una nueva manera de hacer negocios y de trabajar y organizarse dentro de la empresa, por lo que es necesario estar preparados para afrontar positivamente estos cambios.
Estructura modular en un sistema ERP
Desde una perspectiva funcional, los sistemas ERP están diseñados de forma modular y cada organización o empresa determina que módulos implantará en función de su lógica de negocios.
Como ya hemos comentado, cada módulo tiene una funcionalidad diferente, pero lo realmente interesante es que debe existir una integración entre todos compartiendo los datos entre ellos.
Los módulos que pueden implementar los sistemas ERP son los siguientes:
- Compras e inventario (Purchase and Stock): Permiten administrar el proceso de compra a proveedores y gestionar el almacén.
- PLM (Product Lifecycle Management): Permiten controlar todo el proceso de fabricación de productos desde la introducción al mercado hasta su lanzamiento y posterior evolución, poniendo en contacto las personas y documentos relacionadas con el desarrollo de un producto en concreto.
- SCM (Supply Chain Management): Permiten administrar la cadena de suministro, desde la entrada al almacén hasta la llegada al cliente.
- Ventas (Sales): Permiten incorporar herramientas para gestión y planificación de ventas, así como aplicaciones para procesamiento de órdenes de venta y facturación de productos y/o servicios.
- CRM (Customer Relationship Management): Permiten administrar la relación con los clientes y el marketing.
- Contabilidad: Permiten gestionar flujos financieros, contabilidad y generación de informes financieros. Así mismo, este grupo de aplicaciones apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas a pagar, como a cuentas a cobrar y costes de producción.
- HCM (Human Capital Management): Permiten llevar un mayor control de nuestros empleados mediante un registro del personal, control de tiempos, cálculo de remuneraciones y contabilización de beneficios, etc.
Módulos CRM
Como ya se ha comentado antes, las aplicaciones CRM tienen como cometido gestionar las diferentes formas en que la empresa trata con sus actuales y potenciales clientes. Entre sus principales características se pueden destacar: el facilitar tomar decisiones en tiempo real, incrementando la rentabilidad del cliente gracias a que obtienen una información muy útil a partir de datos complejos, es decir, pueden identificar fácilmente a los clientes que compran o que no están interesados y actuar en consecuencia.
Es muy importante que todos los sistemas estén integrados y que la bases de datos de los clientes estén unificadas. Gracias a esto el CRM podrá obtener información de diferentes áreas como la comercial, financiera, administración de ventas, operaciones, etc. y a su vez proporcionar información a áreas como la financiera, dirección comercial, marketing, operaciones y administración de ventas, generando diferentes informes sobre su actividad.
Igualmente, fomentan las relaciones a largo plazo con sus clientes gracias a que transforman la manera de vender; ayudando y aprovechando cualquier oportunidad que tenga para conquistar a sus clientes. Además, facilitan la toma de decisiones referentes a inversiones reduciendo la longitud de los ciclos de venta y, por último, permiten que el mismo usuario pueda hacer adaptaciones sin tener la necesidad de cambiar el código fuente.
Entre las ventajas que pretenden alcanzar las aplicaciones de los CRM destacan:
- Reducir costes y mejorar ofertas.
- Identificar los clientes potenciales que mayor beneficio generen para la empresa.
- Mejorar la información del cliente.
- Mejorar el servicio al cliente.
- Personalizar y optimizar los procesos.
- Aumentar la cuota de gasto de los clientes.
- Localizar nuevas oportunidades de negocio.
- Aumentar las tasas de retención de clientes.
- Incremento de ventas.
En la actualidad los sistemas globales de CRM se pueden dividir en:
- Aplicaciones electrónicas para los canales de distribución de la empresa: Proporcionando a los canales de distribución las herramientas tecnológicas para mejorar y coordinar sus relaciones con los clientes.
- Centros de atención telefónica (call centers): Facilitan ayuda telefónica para resolver problemas y dudas a clientes.
- Autoservicio hacia los clientes: Proporciona una gestión directa de sus propios requerimientos.
- Gestión electrónica de las actividades que afectan a clientes y ventas: Proporciona información para conocer mejor las necesidades del cliente.
Arquitectura de un sistema ERP
Los elementos más importantes en la arquitectura ERP son:
- Servidor: será la máquina que contenga la aplicación que proporciona los datos al cliente.
- Base de datos: será la máquina que contenga el sistema gestor de la base de datos que consulta el servidor.
- Cliente: será la máquina que acceda al servidor para operar con la aplicación.
En ocasiones, el servidor y la base de datos suelen estar alojados en la misma máquina para abaratar costes.
En función de dónde se sitúen estas máquinas encontramos dos arquitecturas diferentes:
- Arquitectura Cliente-Servidor: En esta arquitectura tanto los clientes como el servidor se alojan en la misma red corporativa de la empresa, siendo ellos los responsables de su administración y seguridad. Más información.
- Arquitectura SaaS (Software as a Service): Esta configuración también es internamente una arquitectura Cliente-Servidor, pero con el matiz de que el servidor y la base de datos se alojan en una empresa externa y los clientes se comunican con el servidor a través de Internet. En este caso la empresa que aloja los servidores son los responsables de su administración y seguridad. Más información.
Licencias de uso de un sistema ERP
Los sistemas ERP se pueden clasificar en función de la licencia de uso con la que estén desarrollados:
- ERP libre: El sistema ERP se distribuye bajo una licencia de software libre que permite ser utilizado por cualquier empresa, incluso modificar su código fuente, normalmente de manera gratuita.
- ERP gratuito: El sistema ERP se distribuye bajo una licencia privada que permite ser utilizado pero no permite ver ni modificar su código fuente, normalmente de manera gratuita.
- ERP propietario: El sistema ERP necesita una licencia que se compra a la empresa desarrolladora para poder ser utilizado en la empresa.
Sistema operativo de un sistema ERP
Los sistemas ERP están desarrollados para ser instalados y ejecutados sobre uno o varios sistemas operativos, siendo los más habituales los siguientes:
- ERP para Windows: El sistema ERP se puede instalar en un sistema operativo Microsoft Windows, por lo que necesitaremos adquirir la licencia de uso de dicho sistema operativo.
- ERP para Linux: El sistema ERP se puede instalar en un sistema operativo Linux, por lo que no necesitaremos adquirir ninguna licencia de uso de dicho sistema operativo.
Revisión de los sistemas ERP actuales
Podemos hacer una clasifición de los actuales ERP en función de su licencia de uso.
Sistemas ERP propietarios:
Sistemas ERP libres:
Proceso de implantación de un sistema ERP
En toda implantación ERP se deben cumplir dos requisitos, sin los cuales seria muy complicado asegurar el éxito de su puesta en funcionamiento e incluso la rentabilidad en su utilización:
- Análisis previo definiendo los objetivos que se quieren conseguir, así como los recursos necesarios, coste total, necesidades de la organización; es decir su alcance funcional, definiendo qué áreas de la empresa sufrirán la implantación y que calendario de fechas seguirán.
- Proyecto propio de implantación en el que se incluyan: desarrollos de software necesario, parametrizaciones, así como la formación necesaria de los empleados, entre los aspectos más importantes.
Sin embargo, aparte de estos dos requisitos importantes, para asegurar el éxito total, será necesario un seguimiento y control estricto de todos los objetivos que inicialmente se habían definido, prestando especial atención a los elementos críticos para la rentabilidad del proyecto.
Basado en los materiales de Sistemas de Gestión Empresarial del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y actualizados por el profesorado de la Junta de Andalucía bajo una licencia Creative Commons BY-NC-SA.